Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.
Kassasysteem: wat het kost en hoe je begint
Er staat iemand bij de tafel op je erf met een zak walnoten en twee kweeperen, en jij bent op dat moment achterin aan het oogsten. Vorige week lag er iets anders en volgende week ligt er weer iets anders. Wat er in die minuut gebeurt, bepaalt of er bij jou verkocht kan worden op de uren dat je er zelf niet bij staat.
Ons kassasysteem voor voedselbossen is een kassa op een tablet waarbij de klant zelf scant en afrekent, met de pin, met een betaalverzoek via een QR-code of via automatische incasso. Hij is modulair opgebouwd en gemaakt voor onbemande en zelfbediende verkoop op het erf.
De winst zit niet in sneller afrekenen. Die zit erin dat er niemand hoeft te staan.
Je hebt geen duizend kilo van één ding. Je hebt twaalf kilo van twintig soorten, en wat er over drie weken rijp is weet je nu nog niet. Een kassa die uitgaat van een lijst die het hele jaar hetzelfde blijft, loopt daardoor vanaf de eerste week achter op wat er werkelijk ligt.
Per soort staat er steeds hetzelfde rijtje achter: een prijs, een eenheid en een btw-tarief. De eenheid is de vraag of je per kilo, per stuk of per bakje rekent, en bij vers dat je zelf weegt is dat lang niet altijd hetzelfde. Btw is het deel van de verkoopprijs dat naar de Belastingdienst gaat; welk percentage daarbij hoort, hangt af van wat je verkoopt. Zet je dat bij één soort verkeerd, dan loopt die fout daarna mee in elke aangifte.
Dat invoerwerk is het zwaarste aan zo'n systeem, en het ligt bij ons. Verderop staat hoe dat gaat.
Wij komen niet uit de agrarische sector. Wat wij al jaren doen is processen automatiseren, en onder de motorkap lijkt een kassa sterk op een reserveringssysteem of op het bundelen van een mailstroom. Het vak breng jij in. Wij brengen de vraag in waar zo'n proces in de praktijk stukloopt, en bij een kassa is dat altijd hetzelfde moment: dat van betalen.
Staat er iemand achter de kassa, dan is een fout daar op te lossen. Staat er niemand, dan blijft hij staan. Daarom kijken wij niet naar wat een kassa allemaal kan, maar naar het aantal handelingen tussen "ik wil dit" en "ik heb betaald", en naar wat er gebeurt als iemand zich vergist.
Afrekenen kan om die reden op drie manieren. Met de pin. Met een betaalverzoek via een QR-code, voor het moment dat het pinapparaat het niet doet. En via automatische incasso, met één factuur aan het begin van de volgende maand, voor je vaste klanten. Bestellingen en facturen blijven in de app terug te zien.
Het bedrag is voor elk onderdeel van ons aanbod hetzelfde: €25 per maand per module, tot maximaal €50 per maand, hoeveel modules je ook aanzet. Een module is bij ons een compleet systeem en niet een los onderdeel daarbinnen: het kassasysteem is één module, ook al zitten er een kassa, een bon en het bijhouden van wat er nog ligt in. Heb je er drie nodig, dan betaal je dus vijftig euro per maand en niet driemaal vijfentwintig. Zo houden we het betaalbaar, want wij geloven in bestaansrecht voor iedere boer.
Bij jou is de vraag zelden wat het kost. De vraag is of het uit de oogst betaald kan worden, en dat is een andere som dan bij een bedrijf dat al jaren draait. Het is ook een bedrag dat in één zin uit te leggen valt aan een bestuur of aan de mensen die het bos hebben meegefinancierd: een vast bedrag per maand, geen percentage van wat je verkoopt. Verkoop je in een goed najaar drie keer zoveel, dan blijft het bedrag hetzelfde.
Alles moet er nog in, en dat is bij een kassa het echte werk. Het ligt bij ons.
Stap drie is bewust de zwaarste. Twintig soorten met de juiste prijs, de juiste eenheid en het juiste btw-tarief erin zetten levert jou niets op en kost een avond die je liever buiten doorbrengt. Wij halen die fouten eruit voordat er iets verkocht wordt, en niet nadat de eerste aangifte de deur uit is.
Bij die soorten hoort een foto, want iemand die zelf afrekent kiest op wat hij ziet. Die foto's kunnen wij aanleveren. Heb je zelf beeld uit je eigen bos, dan zet je dat erin; dat is meestal beter, want een mispel van jouw struik zegt meer dan een mispel uit een fotobank.
Ons eerste kassasysteem draait bij De Lokalist, waar bezoekers hun producten zelf scannen en zelf afrekenen.
In een verslokaal op een boerderij draait daarnaast een zelfbedieningsapp van ons met bijna honderd producten erin. De klant pakt zijn boodschappen, kiest ze in de app en rekent zelf af, en er hoeft niemand achter de kassa te staan.
Lever je aan een kok, een speciaalzaak of een zorginstelling, dan bestellen die vooruit en betalen ze op rekening. Dat is een andere handeling dan afrekenen bij de tafel, en daar zijn zakelijke bestellingen voor bedoeld.
Spreek je met vaste klanten iets terugkerends af, dan gaat het niet meer over één keer betalen maar over elke maand opnieuw. Dat staat op de pagina over abonnementenbeheer.
De vervolgstap is contact opnemen, en daarna helpen we je persoonlijk op weg. Er zit geen aanvraagtraject en geen verkoopgesprek tussen.
Mail ons wat je verkoopt en op welke plekken mensen bij jou betalen, dan plannen we een afspraak waarin jij laat zien hoe je het nu doet. Wij komen niet vertellen wat het allemaal kan. Wij willen zien wat er deze week rijp was en hoe dat bij iemand terechtkwam.
Hé, Brent hier! 👋
Een van de bouwers. Vraagje? App me even direct.